Styrdokument

Styrdokument

Årsredovisning

2022

2021

2020

Integritetspolicy

– insamling & behandling av personuppgifter

Inledning
Du ska alltid känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till Hjärta till Hjärta. Med integritetspolicyn vill vi visa hur vi hanterar personuppgifter, hur Hjärta till Hjärta tillvaratar din rätt till skydd av dina personuppgifter och hur du kan utöva dina rättigheter. Policyn är utarbetad efter de krav som Dataskydds-förordningen (GDPR) ställer på Hjärta till Hjärta som personuppgiftsansvarig.
(Läs om GDPR hos Integritetsskyddsmyndigheten )

Hjärta till Hjärtas uppgift är att, tillsammans med utvalda samarbetspartners i mottagarländerna, bistå utsatta människor i främst östra Europa genom olika sociala program. Det gör vi genom ekonomiskt och materiellt stöd, men också genom erfarenhetsutbyte mm. Hjärta till Hjärta får inga statliga bidrag för biståndsinsatser utan är helt beroende av gåvor från privatpersoner, föreningar och företag. Relationen – informationen och kommunikationen – med våra givare, enstaka som återkommande, är därför helt avgörande för att vi ska kunna uppfylla vår uppgift.

Vem är ansvarig?
Personuppgiftsansvarig är Föreningen Hjärta till Hjärta (822002-0187) vilket innebär att det är Hjärta till Hjärtas styrelse som ansvarar för de personuppgifter som behandlas inom vår verksamhet och att behandlingen följer gällande lagstiftning.

Insamling av personuppgifter
Dina personuppgifter samlar vi t.ex. in när

  • du blir medlem i Hjärta till Hjärta
  • du ger en gåva till något av våra program
  • du registrerar ett autogiro eller månadsgivande
  • du bokar hämtning av materiella gåvor eller leverans av köpta varor i Hjärta till Hjärtas Second Hand-butiker
  • du vill ha information från oss
  • du träffar eller söker kontakt med representanter från Hjärta till Hjärta
  • du blir medarbetare

Vi köper inte in personuppgifter från företag som säljer adresser i marknadsföringssyfte.

Vilka personuppgifter vi samlar in beror på vilken kontakt du har med oss. Oftast handlar det om:

  • namn
  • personnummer/födelsedatum
  • kön
  • adress, kommun och län
  • telefonnummer
  • e-postadress

Om andra personuppgifter kan komma att behöva samlas in kommer du att informeras om detta.

Information om hur Hjärta till Hjärta behandlar personuppgifter och varför
Medlem i Hjärta till Hjärta
I samband med att du betalar in din medlemsavgift i föreningen Hjärta till Hjärta registrerar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter (adress, telefon, mobil, e-post) samt personnummer och kön i vårt givarregister. Vi gör det för att kunna fullgöra vårt avtal gentemot dig som medlem. Uppgifterna använder vi för att kunna hålla kontakt med dig, informera om föreningen och dess arbete, som underlag för att rapportera in nödvändig statistik till t.ex. Svensk Insamlingskontroll och för att du ska få medlemsrabatt i våra butiker.
Du har när som helst rätt att begära rättelse, begränsning eller avpersonifiering av dina personuppgifter, se avsnittet nedan med samma namn. Är du inaktiv 36 månader efter senaste aktivitet kommer dina uppgifter att avpersonifieras. Personuppgifter korrigeras och uppdateras när du själv meddelar adressändring eller annan förändring, men Hjärta till Hjärta har också en automatisk uppdateringstjänst.

Givare (ekonomisk) till Hjärta till Hjärta
När du ger ekonomiska gåvor till Hjärta till Hjärta registrerar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter (adress, telefon, mobil, e-post), personnummer/födelsedata samt kön, län och kommun i vårt givarregister. Vi gör det för att kunna fullgöra vårt avtal gentemot dig som givare. Vi säkerställer på så vis att pengagåvan registreras på rätt person och till rätt ändamål. Uppgifterna används för att vi ska kunna hålla kontakt med dig som givare, ge god service och för att du ska få information om vad gåvorna används till, för nyheter och förändringar i verksamheten. Har du skänkt gåvor som är godkända för skattereduktion kommer vi att rapportera in detta till Skatteverket. Registrerade uppgifter hjälper oss att analysera givarebeteenden i marknadsföringssyfte eller för att skicka information av generell eller riktad karaktär.
Du har när som helst rätt att begära rättelse, begränsning eller avpersonifiering av dina personuppgifter, se avsnittet nedan med samma namn. Är du inaktiv 36 månader efter senaste gåva kommer dina personuppgifter att avpersonifieras.
Personuppgifter korrigeras och uppdateras när du själv meddelar adressändring eller annan förändring, men Hjärta till Hjärta har också en automatisk uppdateringstjänst.

Givare (materiellt) till Hjärta till Hjärta
När du bokar en hämtning av saker som du vill skänka till Hjärta till Hjärta registrerar vi namn på den som bokar hämtningen, adress där sakerna ska hämtas samt ett telefonnummer, vanligtvis den som ringer eller ev. annan person som kommer att finnas på plats på adressen. Vi noterar också vad givaren vill skänka.
Personuppgifterna noterar vi för att vi ska kunna utföra hämtningsuppdraget – fullgöra vårt avtal och ge dig god service. Telefonnummer för att vi ska kunna meddela oss när vi är på väg eller om vi behöver nå givaren av annan anledning.
Vi sparar uppgifterna på skyddad plats i tre månader då det ibland uppstår situationer där vi behöver se uppdraget eller nå givaren. Därefter avpersonifieras uppdragen.

Kund som bokar leverans
Om du handlar i någon av våra Second Hand-butiker och vill ha varorna levererade hanterar vi dina personuppgifter på samma sätt som för den som bokar en hämtning. Se ovan.

Resenär med Hjärta till Hjärta
När du bokar in dig på en av våra resor registrerar vi nödvändiga personuppgifter för att kunna fullgöra vårt avtal så att du kan resa med oss på ett säkert sätt få god service. Uppgifterna sparas så länge som vi anser att de behövs eller som vi kommer överens om.

Deltagande i evenemang
När du anmäler dig till något evenemang som Hjärta till Hjärta arrangerar registrerar vi dina personuppgifter för att fullgöra vårt avtal gentemot dig och ge god service. Uppgifterna sparar så länge som det särskilda evenemanget kräver eller som vi kommer överens om. 

Medarbetare
När du är eller blir medarbetare i någon form hos Hjärta till Hjärta finns ett särskilt dokument: Information om personuppgiftsbehandling – medarbetare.

Vem lämnar vi ut personuppgifterna till?
Hjärtat till Hjärta kommer inte att sälja, hyra eller leasa ut personuppgifter som samlas in. Personuppgifter kan lämnas ut till externa företag som behandlar personuppgifter för Hjärta till Hjärtas räkning, exempelvis företag som utför leveranstjänster. Företagen får inte behandla personuppgifterna för något annat ändamål än det som Hjärta till Hjärta har instruerat dem om.

Om Hjärta till Hjärta behöver lämna ut personuppgifter i annat syfte än nämnt ovan upplyses den registrerade om det.

Var behandlas dina personuppgifter?
Hjärta till Hjärta lagrar personuppgifter inom EU/EES eller Sverige.

Dina rättigheter som registrerad
Säg nej till utskick (direktmarknadsföring)
Om du inte vill att Hjärta till Hjärta skickar nyhetsbrev, annan information eller kontaktar dig med givaruppmaningar etc. hör av dig till Hjärta till Hjärta: info@hearttoheart.se eller ring 013-12 46 11

Rätt till information

Du har rätt att få tillgång till och information om vilka personuppgifter som Hjärta till Hjärta behandlar om dig och i vilket syfte (så kallat registerutdrag).
Om du vill ha ett registerutdrag enligt gällande dataskyddsregler, skicka din begäran till
Hjärta till Hjärta
Personuppgifter
Attorpsgatan 10
582 73 Linköping

Eller personuppgifter@hearttoheart.se

Registerutdrag skickas alltid till din folkbokföringsadress

Rättelser, begränsningar och radering
Du har alltid rätt att begära att få felaktiga uppgifter rättade eller begränsad behandling. Du kan också begära att få dina personuppgifter avpersonifierade. I vissa fall kan det vara så att vi inte kommer att kunna fullfölja din begäran, men i sådana fall kommer vi att informera dig om varför.

Rätt till dataportabilitet
Du som registrerad har enligt Dataskyddsförodningen rätt att få ut och överföra dina personuppgifter från en personuppgiftsansvarig till en annan. Hjärta till Hjärta gör det under förutsättning att det vi klarar den tekniska förutsättning som krävs.

Återkalla samtycke
Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på att du har lämnat ett samtycke till behandlingen, har du rätt att återkalla ditt samtycke. Kontakta oss via personuppgifter@hearttoheart.se för mer information.

Rätt att inge klagomål hos tillsynsmyndighet
Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot Dataskyddsförordningen föredrar vi att du först kontaktar oss på personuppgifter@hearttoheart.se. Du har rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet, i detta fall Integritetsskyddsmyndigheten.

Behandling av barns personuppgifter
Hjärta till Hjärta samlar inte avsiktligt in personuppgifter från omyndiga mer än då det behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal – exempelvis praktikelever.
Om du är vårdnadshavare till ett barn under (16 år) som har lämnat personuppgifter till Hjärta till Hjärta kan du kontakta oss via personuppgiftter@hearttoheart.se om du vill få information, registerutdrag, rättelse eller radering av personuppgifterna.

Information om kakor (cookies) och annan teknik
Information om hur Hjärta till Hjärta använder kakor och annan liknande teknik ska alltid hållas uppdaterad på hemsidan.

Säkerhetsåtgärder
Hjärta till Hjärta vidtar de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering.

Förändringar av integritetspolicy
Om den här policyn ändras kommer Hjärta till Hjärta att publicera den justerade integritetspolicyn på www.hjartatillhjarta.se med information om när ändringarna träder i kraft. Om förändringarna är viktiga kan vi välja att informera dig på annat sätt, exempelvis via e-post eller genom meddelande på hemsidan.

Tack för att du tog dig tid att läsa Integritetspolicyn.
Har du frågor eller synpunkter angående den – kontakta personuppgifter@hearttoheart.se eller
Hjärta till Hjärta
Personuppgifter
Attorpsgatan 10
582 73 Linköping

Integritetspolicyn gäller fr.o.m. 2018-05-25. Senaste revidering 2021-03-22

Stadgar

Stadgar antogs den 15 februari 1991. Stadgarna har omarbetats och antagits några gånger och senast den 23 april 2022. *) se notering sist på sidan.

§ 1 Föreningen

Föreningens namn är Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta.

§ 2 Säte

Föreningen har sitt säte i Linköpings kommun.

§ 3 Ändamål

Den ideella föreningen Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärta är en biståndsorganisation och samhällsaktör som på kristen grund verkar utifrån övertygelsen om alla människors lika värde.

Hjärta till Hjärta ska bekämpa fattigdom, diskriminering och utanförskap för såväl enskilda individer som gemenskaper.

Genom bland annat försäljning samt insamling av gåvor och bidrag ska föreningen, utan eget vinstintresse, driva sociala företag samt finansiera sociala, humanitära och arbetsintegrerande insatser, i Sverige och internationellt.   

Hjärta till Hjärta ingår samarbeten som bidrar till ett ömsesidigt lärande och där den gemensamma målsättningen är att verka för medmänskliga och hållbara samhällen där varje människa kan leva ett värdigt liv.

§ 4 Medlemskap

Som medlem i föreningen välkomnas den som delar föreningens grundläggande värderingar om alla människors lika värde och att alla människor omfattas av samma mänskliga rättigheter. Medlem ska efter bästa förmåga på olika sätt regelbundet stödja föreningens verksamhet.

§ 5 Årsmöte

Föreningen ska hålla årsmöte före utgången av april månad.

Kallelse till årsmötet utfärdas av styrelsen minst en månad före mötet.

§ 5.1 Ärenden vid årsmötet

Vid årsmötet ska följande ärenden förekomma:

a. Val av mötesfunktionärer.

b. Föredragning av verksamhetsberättelse och årsredovisning.

c. Föredragning av revisionsberättelse.

d. Fastställande av resultat- och balansräkning.

e. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen och verkställande direktor.

f. Fastställa antalet ledamöter i styrelsen.

g. Val av styrelseledamöter.

h. Val av ordförande för förening och styrelse.

i.  Val av auktoriserad revisor eller registrerat revisionsbolag samt två  

    förtroendevalda revisorer.

j.  Val av ledamöter till valberedning.

k. Behandling av motioner. l.  Övriga ärenden.

§ 5.2 Valberedning

Valberedningen ska bestå av tre ledamöter. Ledamöterna utses av årsmötet. Det åligger valberedningen att till årsmötet föreslå styrelseledamöter och revisorer. Valberedningens förslag ska alltid delges medlemmarna minst 14 dagar före årsmötet.

§ 5.3 Extra årsmöte

Styrelsen kan kalla till extra årsmöte. Tid, plats och ärende ska offentliggöras av styrelsen senast en månad före det extra årsmötet.

§ 6 Styrelsen

§ 6.1 Sammansättning

Föreningen väljer vid sitt årsmöte en styrelse bestående av ordförande samt sex till åtta ledamöter. Mandattiden för ledamöter i styrelsen är normalt två år. Omval kan ske. Ordförande väljs för ett år i taget.

§ 6.2 Styrelsens uppgifter och behörighet

Det åligger styrelsen

– att verkställa årsmötets beslut

– att svara för föreningens verksamhet och förvaltning av dess medel

– att tillse att räkenskaperna förs enligt god redovisningssed

– att årligen fastställa en skriftlig arbetsordning för styrelsen

– att bereda inkomna motioner och frågor till föreningens årsmöte

– att fastställa attest- och delegationsordning

– att tillsätta och entlediga verkställande direktor

– att fastställa verksamhetsplan, leda föreningens verksamhet och främja dess utveckling.

§ 6.3 Rätt att anskaffa samt avyttra, inteckna och belåna egendom

Styrelsen äger rätt att anskaffa samt avyttra, inteckna och belåna föreningens egendom. Styrelsen kan även besluta om att ge och ta emot gåvor och donationer.

§ 6.4 Jäv

Ledamot av styrelsen får inte delta i beslut eller handlägga frågor där personligt intresse föreligger. Det åligger styrelseledamot att informera styrelsen om förhållanden som kan medföra att ledamoten betraktas som jävig.

§ 6.5 Beslut

Styrelsen är beslutsför då minst hälften av ledamöterna är närvarande.             
Vid lika röstetal gäller den mening som ordföranden biträder.

§ 7 Firmateckning

Biståndsorganisationen Hjärta till Hjärtas firma tecknas av styrelsen i sin helhet eller av de som styrelsen utser som särskilda firmatecknare.

§ 8 Verksamhetsår

Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår är kalenderår.

§ 9 Räkenskaper och förvaltning

Föreningens räkenskaper ska senast en månad före årsmötet överlämnas till revisorerna. Styrelsen ska varje år upprätta en verksamhetsberättelse som även innefattar den ekonomiska förvaltningen. Verksamhetsberättelsen ska vara tillgänglig för revisorerna samtidigt som räkenskaperna.

Verksamhets- och revisionsberättelserna ska vara tillgängliga för medlemmarna senast 14 dagar före årsmötet.

§ 10 Gåvor

Föreningens verksamhet ska huvudsakligen finansieras genom gåvor och donationer, frivilliga avgifter, Second Hand-försäljning, samt bidrag från samverkande organisationer och myndigheter.

§ 11 Stadgeändring

Ändring av dess stadgar ska godkännas av årsmötet med minst två tredjedels majoritet. Förslag till ändring av stadgarna ska skriftligen ha inkommit till styrelsen minst två månader i förväg. Det åligger styrelsen att bereda förslag till stadgeändring och lägga in dessa i dagordningen för årsmötet.

§ 12 Upplösning

Upplösning av föreningen ska godkännas i beslut vid två på varandra följande föreningsmöten varav minst ett årsmöte. Mellan de två mötena ska det vara en tidsperiod om minst 6 månader. Beslut om upplösning ska fattas med minst två tredjedels majoritet.

I händelse av föreningens upplösning, ska befintliga tillgångar användas till liknande insatser som de som föreningen gjort.

*) Stadgarna antogs den 15/2 1991 och har ändrats den 24/3 2006, den 20/3 2013, den 23/4 2016, den 29/4 2017. Den senaste omarbetade versionen av stadgarna antogs den 23/4 2022.